從ERP項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，需求就是ERP實(shí)施顧問(wèn)的心頭之痛。隨著對(duì)ERP的深入認(rèn)識(shí)、項(xiàng)目環(huán)境的變動(dòng)，企業(yè)內(nèi)外部多種因素都可能使客戶對(duì)ERP的需求不斷改變。需求變更對(duì)項(xiàng)目成敗有重要影響，既不能一概拒絕客戶的變更要求，也不能一味地遷就客戶，所以實(shí)施需求變更之前必須做好控制。那么要如何有效控制ERP需求變更呢？接下來(lái)順景軟件就為大家介紹下。

　　一、合同約束

　　需求變更給ERP實(shí)施帶來(lái)的影響是有目共睹，所以在與用戶簽訂合同時(shí)，可以增加一些相關(guān)條款，如限定用戶提出需求變更的時(shí)間，規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時(shí)必須執(zhí)行變更管理流程。

　　雖然ERP項(xiàng)目合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項(xiàng)需求，單靠合同是幫不上忙的，但也不能忽視合同的約束力。

　　二、建立需求變更審批流程

　　要明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項(xiàng)、審批流程等。目的有兩個(gè)：一是將客戶下達(dá)變更的流程盡可能地規(guī)范化，減少?gòu)堊炀蛠?lái)的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的“無(wú)效變更”。二是留下書(shū)面依據(jù)，為今后可能的成本變更和索賠準(zhǔn)備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”，一律是無(wú)效變更不予受理。

　　有效的需求變更流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給雙方高層進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。變更請(qǐng)求必須有書(shū)面材料，當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要提出書(shū)面申請(qǐng)。這樣對(duì)所有的變更，雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書(shū)面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在內(nèi)部經(jīng)過(guò)討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

　　三、對(duì)于零星變更，集中研究、批量處理

　　每周或每?jī)芍苌踔撩吭抡匍_(kāi)一次需求變更專(zhuān)題會(huì)議，集中研究處理這些零碎變更事項(xiàng)，主動(dòng)控制好工作節(jié)奏，盡量避免由于處理零碎變更而影響項(xiàng)目運(yùn)行的總體進(jìn)度。例如向客戶正式提交一份各階段需求變更的完成計(jì)劃，注明變更引起的時(shí)間、成本、工期的代價(jià)和增加的工作量。要求客戶配合需求變更計(jì)劃，確定變更時(shí)限，控制變更規(guī)模，過(guò)時(shí)變更不候，離譜的變更不做，保大局棄小變。

　　四、評(píng)估各種需求變更的影響

　　客戶的需求是永遠(yuǎn)不會(huì)滿足的，可能一天一個(gè)樣,為了達(dá)到控制頻繁的需求變更。需要將需求變更后產(chǎn)生的成本進(jìn)行評(píng)估與量化，形成分析報(bào)告提交雙方領(lǐng)導(dǎo)。否則，一味的妥協(xié)只會(huì)讓項(xiàng)目進(jìn)一步惡化，實(shí)施顧問(wèn)需要掌控客戶及公司的進(jìn)度成本，把客戶的每一次需求變更進(jìn)行成本分析。確認(rèn)哪些需要收費(fèi)變更，哪些可以免費(fèi)配合客戶。這樣既可以維護(hù)客戶關(guān)系，又不致造成公司無(wú)謂的損失。

　　五、確認(rèn)客戶是否接受變更的代價(jià)

　　要讓客戶認(rèn)識(shí)到變更都是有代價(jià)的，要和客戶一起判斷需求變更是否依然進(jìn)行。例如，變更是沒(méi)有問(wèn)題的，但是要明確客戶能否接受由此引起的如進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、效率下降等問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，如果客戶認(rèn)為該變更是必須的(不是其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋提出的)就會(huì)接受這些后果，通過(guò)與客戶的協(xié)商，項(xiàng)目組可能會(huì)得到回報(bào)或者即使沒(méi)有回報(bào)也不會(huì)招致公司和客戶雙方的埋怨。

　　如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無(wú)，多數(shù)情況下會(huì)取消變更。這樣即可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識(shí)到不是所有的需求都需要變更，更不是所有的需求變更都需要立刻修改。客戶一般對(duì)ERP不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情，但可能解決起來(lái)會(huì)很復(fù)雜。以經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，一般來(lái)說(shuō)用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

　　六、每月變更記錄上報(bào)雙方領(lǐng)導(dǎo)

　　實(shí)施顧問(wèn)要將有關(guān)變更措施和記錄隨時(shí)抄報(bào)雙方最高層留檔備案，可采取簡(jiǎn)報(bào)、文件、抄報(bào)、抄送、會(huì)議等多種形式。掌握主動(dòng)權(quán)，逐步讓不合理的隨意頻繁變更，成為客戶不好意思開(kāi)口的尷尬事件，盡快形成正常的項(xiàng)目執(zhí)行氛圍和良好的工作習(xí)慣，也為可能受到變更所帶來(lái)的責(zé)任問(wèn)題留下伏筆。

　　以上關(guān)于有效控制ERP需求變更的方法就為大家分享到這里，要特別提醒的是，需要在ERP項(xiàng)目開(kāi)始就對(duì)項(xiàng)目組和客戶進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，讓所有成員都理解變更控制的重要意義。